Modul 3

Verwaltung der Buchhaltung

3.2 Eingangsrechnung bearbeiten
3.3 Zahlungen registrieren
3.4 Besondere Überweisungen

3 Verwaltung

Jetzt, da du die Basistheorie kennst um deine Buchhaltung selbst zu führen, ist es an der Zeit, zur Praxis über zu gehen. In diesem Teil zeigen wir dir, das Gelernte umzusetzen und wir führen dich in den Alltag der Buchhaltung ein. Wir fokussieren uns hierbei auf 3 Teile: Verkaufsrechnungen versenden, Einkaufsrechnungen bearbeiten und Zahlungseingänge registrieren.

Nach diesen 3 Teilen, folgt ein Abschnitt, in dem wir dir die Handhabung einiger besonderer Buchungen zeigen, die dir als Unternehmer immer wieder mal begegnen.

3.1 Eine Ausgangsrechnung erstellen

Wenn du Waren oder Dienstleistungen anbietest, schreibst du jeweils eine Rechnung an den Kunden: Die Verkaufs- oder Ausgangsrechnung. Die Ausgangsrechnung kann auch als eine schriftliche Zusammenfassung der Verhandlung mit dem Kunden gesehen werden.

Vorgaben des Finanzamtes

Das Finanzamt schreibt einige Pflichtangaben vor, die auf einer Rechnung stehen müssen. Unvollständige Rechnungen können vom Empfänger verweigert werden und müssen somit nicht bezahlt werden, da sie nicht rechtsgültig sind. Daher ist es extrem wichtig, Rechnungen gesetzeskonform auszustellen.

 

Diese Vorschriften musst du erfüllen:

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
    Die Rechnung muss dein genauer Firmenwortlaut mit der Geschäftsadresse versehen sein.
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
    Hier geht es um den rechtlichen Namen und die offizielle Adresse des Kunden.
  3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen.
    Hier geht es um die Spezifikation und Aufzählung aller gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Sollten verschiedene Waren oder  Dienstleistungen erbracht werden, müssen diese auch separat genannt werden.
  4. Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
    Es muss angeführt werden, wann die Lieferung der Ware oder die Dienstleistung erfolgt ist.
  5. Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz, bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung einen Hinweis auf diese
    Hier geht es um die Spezifikation und Aufzählung aller gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Sollten verschiedene Waren oder Dienstleistungen erbracht werden, müssen diese auch separat genannt werden. Wenn eine Steuerbefreiung vorliegt muss darauf hingewiesen werden, weshalb die Rechnung steuerfrei ist.
  6. Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  7. Ausstellungsdatum
    Unabhängig vom Tag oder des Zeitraums der Warenlieferung oder Leistungserbringung muss die Rechnung mit dem Datum der Erstellung versehen werden.
  8. Fortlaufende Rechnungsnummer
    Jede Rechnung hat ihre eigene, einzigartige Rechnungsnummer.  Mehrere Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer sind daher nicht erlaubt.
  9. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung
Rechnungsdetails

Manchmal gelten besondere Regeln für Rechnung. Prüfe deshalb gut, bevor du Rechnungen ausstellst, ob für dein Unternehmen zusätzliche Regeln gelten.

Schuldnerverwaltung

Wenn du eine Verkaufsrechnung ausstellst, ist dein Kunde an der Reihe zu bezahlen. Die andere Partei ist nun ein Schuldner deines Unternehmens und schuldet dir Geld für die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen. Für die Bezahlung wird eine bestimmte Zahlungsfrist festgelegt, wie oben erwähnt, zum Beispiel von 30 Tagen.

Wenn der Schuldner nicht zahlt, besteht die Möglichkeit, vom Vertrag zurückzutreten. Da aber auch der Verkäufer Interesse an der Erfüllung des Vertrages haben wird, wird im Falle des Zahlungsverzuges eine außergerichtliche Lösung in Form einer Mahnung empfohlen.

Eine andere Möglichkeit zu einer selbst verfassten Mahnung (oder sollte diese erfolglos bleiben) ist, ein Inkassoinstitut oder Rechtsanwalt mit der außergerichtlichen Einbringung der offenen Forderung zu beauftragen. Wenn durch diese Schritte abermals keine Zahlung erfolgt, bleibt als letzte Möglichkeit, gerichtliche Maßnahmen zu ergreifen.

Ausführliche Informationen zu der Regelung hierzu, findest du auf dieser Seite.

Eine Rechnung mit InformerOnline ausstellen

Jetzt weißt du, wie eine vernünftige Rechnung auszusehen hat. Daher ist es jetzt auch hier an der Zeit, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Überlege dir also gut, wie das Layout deiner Rechnungen und Dokumente sein soll. Pass gut auf, dass alle notwendigen Informationen darauf stehen und jede Rechnung eine individuelle Rechnungsnummer hat.

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