Wenn Du von einem Zulieferer eine Eingangsrechnung erhältst, musst Du diese natürlich auch in deiner Buchhaltung bearbeiten. Hierbei ist es natürlich nicht wirklich nützlich, wenn wir alle hereinkommenden Rechnungen über einen Kamm scheren und nur unter „Einkaufsrechnungen“ oder „Ausgaben“ laufen lassen. Es ist immer ratsam, die Telefonrechnung unter „Telefonkosten“ zu listen und die Energierechnung unter „Energiekosten“. Um das zu regeln, ist es nötig, jede erhaltene Rechnung an eine Kategorie in unserem Kontenplan zu koppeln.

Wie das genau abläuft, zeigen wir Dir in diesem Abschnitt Schritt für Schritt. Wir haben sogar eine nützliche Tabelle für Dich, in der Du verschiedene Rechnungsarten siehst und wie diese meistens verbucht werden.

Wenn Du eine Rechnung von einem Zulieferer erhältst, kannst Du diese meistens direkt in die Buchhaltungssoftware importieren. Du kannst entweder eine Rechnung im PDF-Format direkt in das Programm uploaden oder eine Mail mit der Rechnung an Deine Buchhaltung senden.

Selbst wenn Du die Rechnung nicht uploaden möchtest, musst Du sie trotzdem in der Buchhaltungssoftware verbuchen. Eine Einkaufsrechnung zu verbuchen bedeutet eigentlich nichts anderes, als das Eintragen von der Rechnungsinformation und das Koppeln der Rechnung an eine Kategorie. Wenn Du eine gute Buchhaltung führen möchtest, trägst Du für eine erhaltene Einkaufsrechnung auf jeden Fall die folgenden Informationen ein:

1. Das Datum der Rechnung (der Ausstellung)
2. Den Name des Kontaktes/Lieferanten
3. Den Steuersatz oder ggf. die Steuersätze auf der Rechnung
4. Den Rechnungsbetrag exklusive und inklusive der Umsatzsteuer
5. Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
6. Die Kategorie der Rechnung

Wenn Du die Einkaufsrechnung vor dir hast, sollte das Eintragen der Informationen kein Problem sein. Wie wir schon im letzten Abschnitt gesehen haben, müssen die wichtigsten Informationen sowieso per Gesetz auf einer rechtsgültigen Rechnung stehen. Nur die Einteilung in Kategorien gemäß Deines Kontenplans im Hauptbuch musst Du selbst regeln. Später in diesem Abschnitt findest Du eine Übersicht mit häufig verwendeten Kategorien bei bestimmten Rechnungen.

Um Dir ein Bild machen zu können, wie das Verbuchen von Einkaufsrechnungen in der Praxis funktioniert, kannst Du bei InformerOnline ganz einfach Rechnungen bearbeiten und erstellen. Du wirst sehen, dass das mit ein bisschen Struktur überhaupt nicht schwierig ist.

In einigen Fällen musst Du mit der Bearbeitung von Einkaufsrechnungen oder Quittungen gut aufpassen, zum Beispiel bei der Quittung für das Tanken eines PKWs. Hier darfst Du die Umsatzsteuer nämlich nicht abziehen. Diese Art von Rechnungen musst Du in deiner Verwaltung als 0% Umsatzsteuer deklarieren und den vollen Betrag auf der Quittung (inklusive Mehrwertsteuer) eintragen. Die Mehrwertsteuer wird nun nicht abgezogen bei deiner Steuererklärung und die Quittung ist sachgemäß verzeichnet.

Auf dieser Seite vom Finanzamt kannst Du nachsehen, wo Du Mehrwertsteuer abrechnen kannst und wo nicht.